Politique de confidentialité

1. Données que nous collectons

Lorsque vous utilisez notre site, votre espace client ou nos services, nous pouvons collecter les informations nécessaires à la préparation et au suivi de votre dossier.

• identité : civilité, nom, prénom, date et lieu de naissance lorsque ces informations sont nécessaires au dossier;
• coordonnées : adresse postale, email, téléphone;
• informations de voyage : destination, nationalité, motif du séjour, dates de départ et de retour, voyageurs concernés;
• documents et pièces justificatives transmis pour une demande de visa, apostille, légalisation, traduction, carte d'arrivée ou service associé;
• informations professionnelles ou familiales lorsque l'autorité destinataire les demande;
• informations de paiement, sans stockage des données complètes de carte bancaire par CapVisa;
• échanges avec notre équipe, notes de suivi, demandes de correction et historique de traitement du dossier.

2. Utilisation des données

Les données de votre dossier sont utilisées pour les finalités liées à votre demande et à la gestion du service CapVisa. Avec votre consentement, des données de navigation peuvent également être utilisées pour la mesure publicitaire ou la personnalisation des annonces, comme décrit ci-dessous.

• analyser votre demande et préparer le dossier adapté à la destination ou à la formalité demandée;
• accomplir les démarches nécessaires auprès des administrations, consulats, ambassades, autorités compétentes, traducteurs assermentés, prestataires logistiques ou partenaires indispensables au traitement;
• communiquer avec vous au sujet du suivi, des pièces manquantes, des corrections, du paiement, de l'expédition ou de la livraison;
• gérer votre espace client, vos documents, les notifications et l'historique du dossier;
• répondre à nos obligations légales, comptables, réglementaires, contractuelles ou à la défense de nos droits;
• améliorer nos services et réaliser des statistiques internes à partir de données limitées au nécessaire.

3. Mode de collecte

Les données sont collectées directement auprès de vous lorsque vous remplissez un formulaire, créez un compte client, téléversez un document, échangez avec notre équipe ou effectuez un paiement.

Certaines données peuvent également provenir de prestataires intervenant dans le traitement du dossier, lorsque cela est nécessaire à la fourniture du service ou imposé par une autorité compétente.

Lorsque vous préparez un dossier pour un autre voyageur, notamment en tant que professionnel, vous devez l’informer de l’utilisation de ses informations et de ses pièces par CapVisa, lui communiquer cette politique et être autorisé à agir pour son compte. Le carnet voyageurs est facultatif : un accord spécifique est enregistré avec sa date, sa version et le compte à l’origine de l’enregistrement.

4. Assistant de pré-qualification

L’assistant Visa IA utilise uniquement les réponses nécessaires à la pré-qualification du voyage. Il ne décide pas du service, du prix, du délai ou des documents : ces éléments sont calculés par nos systèmes à partir du catalogue publié.

Les réponses structurées de qualification peuvent être conservées localement dans votre navigateur pendant 24 heures afin de reprendre le parcours. Vous pouvez les effacer depuis l’assistant. Les informations saisies dans l’étape sécurisée dédiée sont envoyées directement au checkout et ne sont pas ajoutées à la conversation IA.

• l’assistant ne demande ni nom, ni email, ni téléphone, ni adresse, ni numéro de passeport dans la conversation;
• un message détecté comme contenant une donnée personnelle sensible est bloqué avant tout appel au fournisseur IA;
• les journaux techniques contiennent le modèle, la latence, les jetons, le coût et le résultat, avec des identifiants session et réseau hachés, sans texte de conversation;
• lorsqu’un appel IA est indisponible ou refusé, le parcours structuré peut continuer sans transmettre la réponse à un modèle externe.

5. Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser des cookies nécessaires au fonctionnement du service, notamment pour la navigation, la sécurité, l'espace client, la session administrateur et la mémorisation temporaire de certaines préférences.

Lors de l’accès à l’assistant, Cloudflare Turnstile réalise une vérification anti-robot et traite uniquement les données techniques nécessaires à cette fonction de sécurité. Le contenu du formulaire et les réponses de qualification ne lui sont pas transmis. Après une vérification réussie, CapVisa enregistre un cookie de sécurité HttpOnly de courte durée pour autoriser le parcours.

La bannière vous permet de tout accepter, de tout refuser ou de personnaliser vos choix. Le refus des cookies publicitaires ne limite pas l’accès aux services CapVisa. Les choix d’acceptation et de refus sont conservés pendant 180 jours (environ six mois) dans le stockage local de votre navigateur, puis vous sont redemandés.

Avec votre accord pour la mesure publicitaire, nous activons la balise Google Ads sur les pages publiques de présentation des services et de retour du paiement. Google peut alors utiliser des cookies publicitaires et des données techniques de navigation pour mesurer l’efficacité de nos publicités. La personnalisation des annonces et la mesure d’audience font chacune l’objet d’un choix distinct. La balise Google Ads reste bloquée avant votre accord et après un refus.

Nous utilisons le mode Consentement de Google pour lui transmettre vos choix. L’espace client, les pages d’administration et les liens privés de dossier sont exclus de cette balise. Après confirmation d’un encaissement et avec votre accord publicitaire, nous transmettons le montant en euros et un identifiant technique de transaction pour mesurer l’achat. Cet identifiant est également mémorisé dans votre navigateur pour éviter les doublons. Cette intégration ne transmet pas à Google le contenu des formulaires, les documents, les coordonnées des voyageurs ou les données de carte bancaire. Les paramètres privés des liens de retour ne sont pas inclus dans les adresses transmises par cette intégration. Aucun outil Google Analytics n’est installé par cette modification ; votre choix de mesure d’audience est transmis au mode Consentement.

Vous pouvez retirer votre accord ou modifier vos préférences à tout moment depuis le bouton « Gérer mes cookies », présent sur les pages publiques. Le retrait de la mesure publicitaire supprime les cookies publicitaires accessibles sur notre domaine et recharge la page pour arrêter la balise. Enregistrez au préalable toute saisie en cours. Il ne remet pas en cause les traitements effectués avant ce retrait.

Google est le partenaire destinataire des données publicitaires lorsque vous y consentez. Ses règles, notamment les informations sur les transferts internationaux et les garanties applicables, sont accessibles depuis le lien « Utilisation des données par Google » dans les préférences de cookies. Pour exercer vos droits auprès de CapVisa, reportez-vous à la section « Vos droits ».

6. Partage des données

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous partageons les données de dossier lorsque cela est nécessaire au traitement de votre demande, à la sécurité du service ou au respect de nos obligations. Les données de navigation publicitaire sont partagées avec Google uniquement selon vos choix de consentement décrits dans la section sur les cookies.

• autorités administratives, consulaires, judiciaires, notariales ou étrangères concernées par votre démarche;
• traducteurs assermentés, prestataires logistiques, transporteurs, hébergeurs, prestataires informatiques et prestataires de paiement;
• conseils professionnels ou autorités compétentes lorsque la loi, un contrôle ou une procédure l'exige.

7. Protection des données

CapVisa met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données et documents transmis : accès restreint aux comptes client et administrateur, vérification des droits d'accès aux dossiers, limitation des formats et tailles de fichiers, et conservation des fichiers dans un espace serveur dédié.

Les pièces sont conservées dans un stockage privé accessible par le serveur après vérification des droits. Le raccordement Cloudflare R2 utilise un espace dédié en juridiction européenne ; les fichiers locaux existants restent soumis aux mêmes contrôles d’accès et de conservation pendant leur migration.

En production, les échanges avec le site sont prévus sur des pages sécurisées en HTTPS. Aucune transmission ou conservation sur Internet ne pouvant être garantie comme absolument sûre, nous limitons les risques et l'accès aux données au strict nécessaire.

8. Conservation des données

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de votre dossier et au respect de nos obligations. Les fichiers téléversés associés à un dossier terminé sont supprimés automatiquement 90 jours après la clôture, la livraison, l'annulation ou le remboursement du dossier.

Cette échéance est fixée à la fin du dossier : une consultation ou une modification administrative ne la repousse pas. Les attestations d’assurance restent conservées au moins jusqu’à 90 jours après la date de retour enregistrée. L’accès aux fichiers cesse dès l’échéance ; leur suppression physique est effectuée quotidiennement, avec reprise des erreurs techniques.

Si vous choisissez le carnet « Mes voyageurs », les profils et les pièces sélectionnées sont conservés pendant 24 mois après leur enregistrement ou leur dernière réutilisation effective. Cette durée correspond à notre politique pour les voyages récurrents ; elle n’est pas une durée légale universelle. Les échéances des profils et des pièces sont distinctes : consulter le carnet ou reprendre une identité pour une assurance ne prolonge pas les pièces qui ne sont pas utilisées.

Vous pouvez corriger vos profils ou retirer votre accord et demander leur suppression depuis « Mes voyageurs ». L’accès est immédiatement coupé. Les copies déjà nécessaires à un dossier en cours suivent la conservation de ce dossier. Une nouvelle demande conserve sa propre copie et ne modifie jamais les anciens dossiers. Les factures restent séparées des pièces du carnet et suivent leur propre conservation comptable.

Lorsqu’un administrateur télécharge un export pour préparer une démarche, aucune archive permanente n’est créée sur le serveur et aucune durée n’est prolongée. Les exports téléchargés doivent être conservés uniquement pendant le traitement nécessaire, dans un emplacement protégé, puis supprimés. Les traces de suppression sont limitées aux identifiants et aux dates nécessaires pour éviter de rétablir des données supprimées lors d’une restauration.

Certaines données administratives, contractuelles, comptables, de facturation ou de preuve peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi, une obligation contractuelle ou la défense d'un intérêt légitime l'exige. Au-delà des durées nécessaires, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées selon leur nature.

9. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, ainsi que vous opposer à certains traitements lorsque la réglementation le permet.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à contact@capvisa.fr. Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité afin de protéger votre dossier. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

10. Communications

Nous pouvons vous envoyer des emails liés au traitement de votre dossier : confirmation, paiement, pièces manquantes, correction demandée, suivi, expédition ou informations importantes. Vous pouvez refuser les communications commerciales lorsqu'elles ne sont pas nécessaires au service demandé.

11. Liens vers d'autres sites

Notre site peut contenir des liens vers des sites tiers, notamment des administrations, consulats, services officiels, outils de paiement ou prestataires utiles à votre démarche. Lorsque vous quittez le site CapVisa, la politique de confidentialité du site tiers s'applique.

12. Modification de la politique

Nous pouvons modifier cette politique pour tenir compte de l'évolution de nos services, de nos outils, de nos obligations ou de la réglementation. La version publiée sur cette page est celle applicable au moment de votre consultation.